Документ о приемке в ЕИС: как создать и подписать

Документ о приемке в ЕИС — это электронный документ, которым оформляется приемка товара, работы, услуги или отдельного этапа исполнения контракта. Для контрактов, заключенных по результатам электронных процедур по 44-ФЗ, поставщик по общему правилу формирует этот документ в ЕИС, подписывает усиленной электронной подписью уполномоченного лица и размещает в системе. Порядок установлен частью 13 статьи 94 44-ФЗ.

Не отправляйте документ формально. Сведения в его структурированных полях должны совпадать с контрактом и фактическим исполнением: ошибки в количестве, объеме, цене, стране происхождения товара или этапе могут привести к мотивированному отказу заказчика и задержке оплаты.

Когда электронная приемка через ЕИС обязательна

Часть 13 статьи 94 44-ФЗ применяется при исполнении контрактов, заключенных по результатам электронных процедур, а также закрытых электронных процедур, кроме специального исключения для закрытых процедур отдельных заказчиков в сфере обороны и безопасности.

Для закупок у единственного поставщика и иных контрактов, заключенных не по результатам электронной процедуры, нельзя автоматически применять тот же вывод: порядок оформления приемки нужно проверять по закону и условиям конкретного контракта.

Правила 44-ФЗ также нельзя автоматически переносить на договоры по 223-ФЗ. Для закупки по 223-ФЗ порядок документооборота определяется законом, положением о закупке, документацией, договором и используемой информационной системой.

В какой срок поставщик должен разместить документ

Универсального срока «три дня» или «пять дней» для всех поставщиков статья 94 не устанавливает. Поставщик формирует и размещает документ о приемке в срок, установленный контрактом. Поэтому сначала проверьте:

• срок исполнения всего контракта или соответствующего этапа;
• установленный контрактом срок формирования и размещения документа о приемке;
• какой объем должен быть закрыт этим документом;
• перечень обязательных приложений;
• требования к обеспечению гарантийных обязательств, если оно установлено.

Не подменяйте дату фактического исполнения датой создания документа. Если поставка или работа выполнена с просрочкой, более позднее оформление в ЕИС не устраняет нарушение срока исполнения.

Какие сведения должны быть в документе

Часть 13 статьи 94 44-ФЗ предусматривает обязательные сведения. В документ включаются, в частности:

• идентификационный код закупки;
• сведения о заказчике и поставщике;
• наименование объекта закупки и место исполнения;
• единица измерения;
• наименование поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги;
• страна происхождения поставленного товара;
• количество товара либо объем выполненной работы или оказанной услуги;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу;
• иные сведения, предусмотренные требованиями к информации в ЕИС.

Часть данных ЕИС заполняет из реестра контрактов. Автозаполнение не освобождает поставщика от проверки. Сверьте документ с действующей редакцией контракта, спецификацией, этапом, фактической поставкой и документами о происхождении товара.

Что подготовить до создания документа

До входа в форму приемки соберите один проверенный комплект:

1. Контракт и все зарегистрированные дополнительные соглашения.
2. Спецификацию с позициями, единицами измерения, количеством и ценами.
3. Документы, подтверждающие фактическую поставку, выполнение работы или оказание услуги.
4. Обязательные по контракту паспорта, сертификаты, лицензии, исполнительную документацию, отчеты и другие приложения.
5. Сведения о стране происхождения каждой товарной позиции.
6. Документы о полномочиях подписанта и действующий сертификат электронной подписи.
7. Обеспечение гарантийных обязательств, если без него контракт не позволяет оформить приемку.

Если фактические показатели не укладываются в условия контракта, не пытайтесь «исправить» это только полями приемки. Сначала проверьте, допускает ли 44-ФЗ изменение соответствующего условия контракта и оформлено ли оно надлежащим образом.

Как сформировать и направить документ: пошагово

Названия кнопок и разделов могут меняться при обновлениях ЕИС, но правовая последовательность остается одной.

Шаг 1. Найдите нужный контракт и этап

В личном кабинете участника закупок откройте исполнение контрактов, выберите контракт в статусе исполнения и убедитесь, что формируете документ по нужному этапу. Проверьте номер реестровой записи, ИКЗ, заказчика, цену и срок этапа.

Шаг 2. Создайте документ о приемке

Запустите формирование документа по выбранному контракту или этапу. Если ЕИС предлагает несколько сценариев документа, выбирайте вариант, соответствующий фактической операции и условиям контракта.

Шаг 3. Проверьте сведения, загруженные из контракта

Сверьте реквизиты сторон, объект закупки, место исполнения, этап и валюту. Если исходные сведения в реестре контрактов некорректны, не маскируйте проблему произвольным текстом: зафиксируйте расхождение и согласуйте с заказчиком законный порядок исправления.

Шаг 4. Заполните фактическое исполнение

По каждой позиции укажите фактически поставленное количество либо объем работы или услуги, цену за единицу и стоимость исполненных обязательств. Для товара проверьте страну происхождения. Итоги по позициям должны сходиться арифметически и соответствовать тому объему, который предъявляется к приемке.

Не включайте в один документ еще не исполненную часть обязательств. Если контракт исполняется этапами, используйте сведения именно того этапа, который предъявляется к приемке.

Шаг 5. Приложите документы по контракту

К документу о приемке можно приложить документы, которые становятся его неотъемлемой частью. Загрузите все материалы, прямо предусмотренные контрактом: например, сертификаты, паспорта, отчеты, исполнительную документацию или иные подтверждения результата.

Важно: если сведения в приложении противоречат сведениям в самом документе о приемке, по пункту 2 части 13 статьи 94 приоритет имеют сведения структурированного документа в ЕИС. Поэтому приложение не исправляет ошибку в поле количества, цены или страны происхождения.

Шаг 6. Проведите контроль перед подписью

Перед отправкой повторно проверьте:

• выбран ли правильный контракт и этап;
• не превышены ли количество, объем и стоимость по контракту;
• совпадают ли единицы измерения и цены;
• правильно ли указана страна происхождения товара;
• приложены ли обязательные документы;
• соответствует ли подписант сведениям о полномочиях;
• не истек ли срок сертификата электронной подписи.

Сохраните внутренний лист проверки. Он помогает доказать, кто и на основании каких документов сформировал сведения.

Шаг 7. Подпишите и разместите документ

Документ подписывает усиленной электронной подписью лицо, имеющее право действовать от имени поставщика. После подписи разместите документ в ЕИС и сохраните подтверждение операции, идентификатор документа, дату и время.

Закон не говорит в части 13 статьи 94 только о «подписи директора»: подписывать вправе лицо, имеющее соответствующие полномочия. Одного факта наличия сертификата недостаточно, если у лица нет полномочий на подписание документа от имени поставщика.

Когда документ считается направленным и принятым

Подписанный поставщиком документ не позднее одного часа с момента размещения в ЕИС автоматически направляется заказчику. Датой его поступления заказчику считается дата размещения документа в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

Отправка поставщиком еще не означает приемку. Датой приемки считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком.

Заказчик рассматривает документ в срок, установленный контрактом, но не позднее двадцати рабочих дней, следующих за днем его поступления. Заказчик либо подписывает документ, либо размещает мотивированный отказ с указанием причин. При работе приемочной комиссии действует специальный порядок подписания, но предельный двадцатидневный срок также установлен частью 13 статьи 94.

Подпись заказчика на документе о приемке запускает срок оплаты: по части 13.1 статьи 34 он не превышает семи рабочих дней с даты подписания, если контракт не попадает в исключения. Как считать этот срок и что делать, если деньги не пришли, — в статье «Срок оплаты по 44-ФЗ: 7 рабочих дней и исключения».

Что делать при мотивированном отказе заказчика

Сначала отделите исправимую ошибку документа от спора о качестве или объеме исполнения.

Если причина относится к неверному реквизиту, позиции, количеству, стоимости, стране происхождения или отсутствующему приложению:

1. Сопоставьте каждую причину отказа с контрактом и фактическими документами.
2. Исправьте именно указанное расхождение, не меняя без законного основания условия контракта.
3. Приложите недостающие подтверждения.
4. Повторно проверьте итоговые суммы и позиции.
5. Снова подпишите и направьте заказчику документ в порядке части 13 статьи 94.

Пункт 7 части 13 статьи 94 прямо дает поставщику право устранить причины, названные в мотивированном отказе, и повторно направить документ.

Если отказ связан с фактическим качеством, комплектностью, объемом или сроком исполнения, одного редактирования формы недостаточно. Нужно устранить нарушение либо разрешить спор в порядке, предусмотренном контрактом и законом. Сохраняйте переписку, уведомления ЕИС, результаты экспертизы, фото, видео и иные доказательства фактического исполнения.

Как исправить уже подписанный документ

Не смешивайте два разных случая:

• заказчик отказал в подписании — поставщик устраняет причины отказа и повторно направляет документ по правилам части 13 статьи 94;
• документ уже оформлен и подписан сторонами — исправления вносятся путем формирования, подписания уполномоченными лицами поставщика и заказчика и размещения в ЕИС исправленного документа о приемке по части 14 статьи 94.

Нельзя считать исправленным подписанный документ только потому, что одна сторона направила письмо или приложила новый файл. Для исправления, предусмотренного частью 14, необходим исправленный документ в ЕИС и подписи обеих сторон.

Частые ошибки поставщика

• выбран другой этап или не тот контракт;
• указано плановое, а не фактически переданное количество;
• итоговая стоимость не сходится с суммой строк;
• страна происхождения указана без проверки подтверждающих документов;
• обязательный по контракту документ добавлен не полностью;
• сведения приложения противоречат структурированным полям ЕИС;
• документ подписан лицом без надлежащих полномочий;
• поставщик считает момент отправки датой приемки;
• исправление после приемки оформлено обычным приложением вместо исправленного документа в ЕИС.

Чек-лист перед отправкой

• [ ] Проверены контракт, этап и срок формирования документа.
• [ ] Фактическое исполнение подтверждено первичными и техническими документами.
• [ ] Количество или объем, цена за единицу и стоимость совпадают с контрактом и фактом.
• [ ] Страна происхождения каждой товарной позиции проверена.
• [ ] Загружены все приложения, обязательные по контракту.
• [ ] Структурированные сведения не противоречат приложениям.
• [ ] Полномочия подписанта и сертификат электронной подписи действуют.
• [ ] После размещения сохранены идентификатор, дата, время и статус документа.
• [ ] Установлен контроль срока ответа заказчика.

Если заказчик вместо подписания разместил мотивированный отказ, что проверить и как вернуть документ в ЕИС — в статье «Мотивированный отказ от приёмки по 44-ФЗ».

Частые вопросы

Какой электронной подписью подписывать документ?

Часть 13 статьи 94 использует формулировку «усиленная электронная подпись лица, имеющего право действовать от имени поставщика». Проверьте одновременно техническую пригодность сертификата для ЕИС и юридические полномочия владельца подписи.

Можно ли направить только бумажный акт или скан?

Если контракт подпадает под часть 13 статьи 94, бумажный документ или его скан не заменяет обязательный структурированный документ о приемке в ЕИС. Такие материалы могут быть приложениями, если это допускается и требуется контрактом.

Когда начинается срок рассмотрения заказчиком?

Со дня, следующего за датой поступления документа заказчику. Датой поступления считается дата размещения подписанного поставщиком документа в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

Считается ли исполнение принятым сразу после отправки?

Нет. Датой приемки считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком.

Сколько времени у заказчика?

Срок определяется контрактом, но не может превышать двадцать рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке.

Можно ли исправить документ после мотивированного отказа?

Да. Поставщик вправе устранить причины, указанные заказчиком, и повторно направить документ по правилам части 13 статьи 94.

Как исправить документ, уже подписанный заказчиком?

Нужно сформировать в ЕИС исправленный документ о приемке, который подписывают усиленными электронными подписями уполномоченные лица поставщика и заказчика. Это порядок части 14 статьи 94.

Официальные источники

1. Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ в государственной системе правовой информации — части 7, 13 и 14 статьи 94, статья 51.
2. Официальное опубликование Федерального закона № 44-ФЗ.
3. Федеральное казначейство: обязательное формирование и подписание документов о приемке в электронной форме через ЕИС — официальный материал и маршрут к базе знаний ЕИС.

Материал проверен по состоянию на 03.08.2026. Перед действием по конкретному контракту сопоставьте правила с его условиями и актуальной редакцией закона.

Читайте также

• Срок подписания контракта по 44-ФЗ: порядок в ЕИС
• Заказчик не платит по контракту 44-ФЗ: что делать
• Электронное актирование в ЕИС